ระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS) มีระบบที่สำคัญและเกี่ยวข้องกับการจัดการข่าวสาร ซึ่งประกอบด้วย ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์, ไปรษณีย์เสียง, โทรสาร ดังนี้
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail : Email)
เป็นวิธีหนึ่งที่จะทำให้บุคคลสามารถติดต่อส่งข่าวสารไปยังบุคคลอื่น โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ โมเด็ม และสื่อในการติดต่อ เช่น สายโทรศัพท์ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์จะเก็บข่าวสารข้อมูลของสมาชิกไว้ที่ศูนย์กลาง เมื่อสมาชิกเข้ามาใช้บริการจะส่งข่าวสารที่รอค้างไว้ส่งออกไป การติดต่อโดยวิธีนี้ไม่ขึ้นอยู่กับเวลา และสถานที่ เป็นการลดข้อจำกัดในการติดต่อ ไม่เหมือนกับการใช้โทรศัพท์ซึ่งจำเป็นต้องมีการติดต่อสื่อสารทั้ง 2 ด้านพร้อมกันจึงไม่สะดวก การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นที่นิยมใช้ในสำนักงาน ระบบ E-mail มีทั้งแบบสาธารณะและแบบส่วนตัว บริการแบบสาธารณะส่วนใหญ่จะถูกนำเสนอโดยผู้ให้บริการด้านโทรคมนาคม เช่น AT&T และ Compuserve สำหรับแบบส่วนตัวจะยอมให้เฉพาะสมาชิกที่เข้ามาใช้บริการได้เท่านั้น ซึ่งระบบเหล่านี้ต้องใช้อุปกรณ์ในการเชื่อมต่อเครือข่าย และใช้โปรแกรมระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น โปรแกรม E-mail ของไมโครซอฟต์ แต่ในรูปของสำนักงานมักจะมี การต่อเครือข่ายเฉพาะที่ (LAN) โดยคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก และขนาดใหญ่ ข้อความที่ส่งออกไปจะเป็นตัวหนังสือ กราฟิก หรือจะเป็นเสียงก็ได้ และการส่งจากผู้ใช้คอมพิวเตอร์คนหนึ่งไปยังผู้รับอีกคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ ข้อความที่ส่งออกไปจะถูกเก็บไว้ในตู้ไปรษณีย์ (Mail box) ที่กำหนดไว้สำหรับผู้ใช้ภายในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
ไปรษณีย์เสียง (Voice mail)
เป็นระบบที่ช่วยเก็บเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้ามา โดยที่เราไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน เครื่องบันทึกเสียงจะมีการบันทึกเพื่อฝากข้อความไว้ ผู้เป็นเจ้าของสามารถที่จะเรียกข้อความนั้นขึ้นมาฟังได้ โดยใช้โทรศัพท์จากที่อื่นเข้าไปในสำนักงาน แล้วขอฟังเสียงที่ผู้อื่นฝากไว้ อาจจะส่งเสียงนั้นต่อไปให้ผู้อื่นได้
โทรสาร (Facsimile)
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการส่งข้อความ รูปภาพ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง โดยอาศัยเครื่องโทรสาร และสายโทรศัพท์ การส่งข้อความและรูปภาพจะถูกแปลงจากกระดาษให้ออกมาในรูปของสัญญาณ โทรสารได้มีการนำมาใช้ในสำนักงานร่วม 10 ปี แต่ในอดีต ไม่ค่อยนิยมใช้ เพราะราคาสูง และการส่งข้อความใช้เวลานาน แต่ในปัจจุบันราคาเครื่องโทรสารถูกลง ขนาดเล็ก และมีความเร็วในการส่งข้อความเพิ่มขึ้น มาตรฐานของโทรสารมีอยู่ 4 กลุ่ม โดยที่กลุ่มที่ 1 และ 2 ใช้กันในช่วงปี ค.ศ. 1970 ใช้เวลานานในการส่งเอกสาร กลุ่มที่ 3 เป็นเครื่องส่งแบบAnalog ทำให้การส่งเอกสารได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะกลุ่มที่ 4 มีการเทคโนโลยีแบบDigital ทำให้การส่งเอกสารเพิ่มความเร็วขึ้น นอกจากนั้นเครื่องโทรสารแบบDigital ยังสามารถต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้
สมัครสมาชิก:
ส่งความคิดเห็น (Atom)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น